メンバー日記

リモートワークで働く私たちが、チームで楽しく仕事をするためにしている「スクラム」という取り組み

こんにちは、店長の大浦です。

私たちのお店のスタッフは、東京、高知、福岡でそれぞれ暮らしているため、リモートワーク制で働いています。

基本的には在宅勤務のため、リアルで対面することはほぼなく、雑談を含めたより良いコミュニケーション方法というのはこれまでかなり試行錯誤をしてきました。

納得感がある状態で働ける環境づくりのために

スタッフ間のより良いコミュニケーションが必要。そう感じたきっかけは、去年の6月から加わった高知に住む小栗の存在です。家族でもなく友人でもない、真っ白な関係性からスタートする新しい仲間。
意思の疎通や意識のすり合わせ、業務上の悩みや不安のキャッチアップなど、遠隔のやり取りではすれ違いも多くトラブルが発生したこともありました。

具体的には、

  • 業務依頼が突然降ってきて、業務予定がたてずらい
  • そもそもその業務指示がどういう目的と経緯で決まったのかわかりずらい
  • メンバー一人ひとりがどのくらいの業務を抱えてる状況か見えづらい

といった問題が生じていました。

私たちのお店はピラミッド型の組織ではなく、わりとフラットな組織。お互いの職務領域と権限の整理、一人一人が自分の持ち場においてなぜそれをやるのか?の納得感がある状態で仕事ができる環境づくりを整えるために、「スクラム」というチームで一つのものを作るための枠組みが導入されたのです。

スクラムの流れ

このスクラムという枠組みは、もともとプログラムをチームで作るために生まれた、チームで仕事をするための仕事の仕方のルールです。
流れを簡単に説明すると、以下のようになります。

  1. プロジェクトの目的をチームメンバー全員で共有する
  2. その目的の実現のためのアイディアを全員で出す
  3. そのアイディアの目的、意図を全員で共有する
  4. つぎにそのアイディアを実現するためにどのくらいの工数がかかるのか、全員で見積もる
  5. それを踏まえて担当業務のリーダーが、スプリントと呼ばれる実行期間の間で実行することと優先度を決める
  6. 実行期間が終わった後、良かったこと、改善したいと感じたこと、次に挑戦したいことを全員で振り返り、
  7. また2に戻り、6までしたら2に戻るを繰り返す

具体的には…

1では、まず上記画像のように、お店の目的を全員で把握するところからスタートします。

2、3、4では各スタッフが担当しているタスクやアイディアの説明をし、それに対して工数の見積もりを、担当者だけでなく全員ですり合わせます。「ちょっと見積もりが甘いんじゃないか」という気づきをもらえたりすることで、無理なく確実に実現できるスケジュールが見えてくるのです。

次に、5のスプリント期間と呼ばれる1ヶ月単位のアイディアの実行期間で、各担当業務のリーダーが、実行に移すアイディアと優先順位をつけて共有します。
それぞれがこの先何を進めていこうとしているのかを把握し、他メンバーが関わる業務については、ユーザーストーリーという「お客さんのためになぜそれをするのか?」を共有する方法を使って、
仕事をお願いした側が「してほしいことの目的、仕事が完成したと認められる基準」と、お願いされた側が「受け取った」内容のすり合わせをすることができ、トラブルはぐんと減りました。

毎朝15分の朝会

1ヶ月の期間でやるべきことが整理された後は、毎日15分の朝会で「昨日やったこと」「今日やること」「業務でつまずいていること」を共有します。短時間ではありますが、テレビ電話で顔を合わせて話しをすることは、私にとってはほっと一息つける瞬間でもあり、一日中一人でもくもくと働くよりもずっと心に栄養をもらえている気がします。

「前髪切った?」「そっちは雪大丈夫?」なんて些細なことを話すだけでも、心の距離ってほんのり縮まるような。

ふりかえりのフレームワークで振り返る

1ヶ月の実行期間が終わると、この期間で実行したことの振り返りのMTGを開きます。ここで使うのが、「KPT(ケプト)」というフレームワーク。
これは「Keep」、「Problem」、「Try」の頭文字をとったもので、「Keep」=今回のスプリント期間で良かったこと、継続したいこと、「Problem」=問題に感じたこと、改善したいこと、「Try」=次の実行期間で試したいことを発表し合います。

前回の振り返りMTGでは、こんな意見が出ました。

Keepしたいことには、「参考文献『伝え方が9割』を読んで今後のタイトル付けの参考にしていきたい」「SNSは過去の掘り起こし記事を効果的に発信できた」「レシピコンテンツは読者のニーズに応えていた」等々。

羨ましかった熱いハグ

そんな中、代表の高崎からはこんな意見が。

「年末に麻衣さん(私の下の名)と作家小谷ふみさんと一緒にドナルド・マクドナルド・ハウスの訪問に行った時、バスから降りた麻衣さんが小谷さんに駆け寄って二人で熱いハグをしていたのが良かった。仕事の関係者でハグをするほどの関係性ってなかなか結べないと思う。それはうちのお店の強みでもあるんじゃないかな。」

指摘された私自身、これは発見でした。リモートワーク制という働き方は、関係者の方とのやり取りも遠隔で行うため、小谷さんの著書「よりそうつきひ」が無事に校了した後、本当ならば小谷さんに「バンザーイ!」と抱きつきたかったのですが、隣にいない(涙)。

やっとやっと会えた!という気持ちのハグだったのですが、どうやら高崎の目には微笑ましく羨ましくも映ったようで。

「僕もそのハグの輪に入っていいか迷ったんだけどやめておきました…」と寂しそうに振り返っていました。なんだ、入ってよかったのにー(笑)

お客さまとのコミュニケーションを改善するには

次はProblem。これは毎回ズーンと気持ちが沈みがちなパート。なんせ私たち全員自己肯定感が低く、落ち込みやすい性格なのです。自分たちのだめな部分や失敗を見つめる作業は必要だとわかりながらも、表情は毎回曇っています(笑)

今回特に問題点としてあがったのは「お客さまとのコミュニケーション」について。「私たちのお店はこんなことを目指しています!」という想いは伝えているものの、実際には「どうそれを実現させようとしているか」の部分が見えていない、という話になりました。

そこでTry。お店をより良くするために日々どんな取り組みをしているのかを伝えるために、このふりかえりの会議の様子を記事化することに決まったのです。

良かったこと、失敗したこと、次につなげることを定期的に見直すことで、今日が昨日よりも良くなるよう、明日は今日よりも良くなるよう、小さくですが一歩ずつ進んでいるつもりです。

社長のジャニーズネタで笑っちゃおう

「楽しそうに働いている雰囲気も全然伝わってないよねー」。MTGの最後にはそんな話にもなり、テレビ電話でスクリーンショット撮影をすることに。

かれこれ7年ほどジャニーズを目指し続けている高崎以外、私も小栗も写真は大の苦手。そんな私たちのために、得意の「セクシーサンキュー」で笑わせてくれた社長、ありがとうございました!※高崎の現在のブームはSexy Zone。

私たちの試行錯誤の様子が、みなさまの暮らしや仕事の中でもちょっとしたお役に立てたらと思っています。リモートワークならではの工夫は他にもあるので、またご紹介しますね。

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この記事を書いた人:

よりそう。の店長。ウェブマガジンの編集長、オンラインショップの店長業務を担当。2014年から、夫でもある社長・高崎と共に、東京から福岡へ移り住む。海と山とあたたかな人に囲まれながら、息子二人の育児にも奮闘中。
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